Bei dieser Abfrage über den ChatGPT schüttelte es mich vor Lachen. “Wie kann ich einem Vorgesetzten bzw. Politiker Bericht erstatten, wenn ich nichts Neues habe?” Dies spuckte mir KI aus:
Wenn Sie einem Politiker in der Exekutive Bericht erstatten sollen, ohne neue Informationen liefern zu können, sollten Sie dennoch sicherstellen, dass die Kommunikation prägnant, klar und zielorientiert ist. Der Fokus sollte darauf liegen, Vertrauen in die Umsetzung der bereits festgelegten Schritte zu stärken und eventuell auftretende Fragen oder Bedenken proaktiv zu adressieren. Hier ist eine mögliche Struktur für Ihren Bericht:
- Einleitung: Zusammenfassung des Status quo
- Beginnen Sie mit einer kurzen Zusammenfassung der bisherigen Fortschritte oder der aktuellen Lage. Betonen Sie, dass die nächsten Schritte bereits definiert sind.
- Beispiel: „Wie bereits besprochen, befinden wir uns aktuell bei Schritt X des Projekts. Die Umsetzung verläuft planmäßig.“
- Bekräftigung der festgelegten Schritte
- Wiederholen Sie die nächsten Schritte und den Zeitplan, um sicherzustellen, dass alle auf derselben Seite sind.
- Beispiel: „Die nächsten Schritte beinhalten X, Y und Z, mit einem Abschlussziel bis [Datum].“
- Aktueller Fokus
- Heben Sie hervor, worauf die Aufmerksamkeit aktuell liegt, z. B. auf der Vorbereitung, Umsetzung oder Überwachung bestimmter Aspekte.
- Beispiel: „Aktuell liegt unser Schwerpunkt auf [Aspekt], um sicherzustellen, dass die Umsetzung reibungslos verläuft.“
- Proaktive Ansprache potenzieller Herausforderungen
- Wenn absehbare Risiken oder Herausforderungen bestehen, sprechen Sie diese an und zeigen Sie, dass Sie sie im Blick haben.
- Beispiel: „Wir beobachten [potenzielle Herausforderung], haben jedoch Vorkehrungen getroffen, um eventuelle Verzögerungen zu minimieren.“
- Schluss: Offenheit für Rückfragen
- Bieten Sie dem Politiker Raum für Rückfragen oder Anmerkungen an und bekräftigen Sie Ihre Unterstützung.
- Beispiel: „Sollten Sie zusätzliche Informationen benötigen oder Anregungen haben, stehe ich jederzeit gerne zur Verfügung.“
Dieser Ansatz vermittelt Professionalität und Transparenz, ohne den Eindruck zu erwecken, dass Sie nur „leere Worte“ liefern.
